Personvernerklæring

EUs nye personvernforordning, GDPR (General Data Protection Regulation), trer i kraft 25. mai 2018. I forbindelse med den nye forordningen legger vi ut K-stud sin personvernerklæring. Den gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor medlemsorganisasjoner, deres kursarrangører (lokallag og menigheter) og andre vi jobber med.

 

Behandlingsansvarlig i organisasjonen er daglig leder samt andre ansatte i tilfeller der det er delegert.

Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til daglig leder Hege Irene Fossum, hif@k-stud.no eller tlf. 23 08 14 70 / 996 42 684.

 

Medlemskap i K-stud

Fra våre medlemsorganisasjoner innhenter vi nødvendige kontaktopplysninger for organisasjonen, deres kontaktpersoner og delegater til vårt årsmøte. Opplysningene inneholder navn, e-postadresse og telefonnummer. I tilfeller der man har dette vervet som frivillig (ikke er ansatt i organisasjonen), oppgis deres private e-postadresse eller tlf.nr til oss.

Medlemsopplysningene er grunnlag for å opprettholde medlemskapet og å gi tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet. Vi trenger også opplysningene for å gjennomføre internkontroller i tråd med kravene i voksenopplæringsloven i forhold til offentlig tilskudd til studieforbund.

Når man oppgis som kontaktperson samtykker man til hvert enkelt område man tillater at K-stud bruker personopplysninger til, som nyhetsbrev, utsendinger med relevant informasjon knyttet til medlemskap og tilskuddsordninger, invitasjon til kurs og arrangementer og innkalling til vårt årsmøte. Ved melding om at du ikke lenger er kontaktperson, slettes dine personopplysninger.

Delegatliste til våre årsmøter oppbevares på forsvarlig vis i organisasjonen, og følger som vedlegg til årsmøteprotokollen (navn og organisasjon). E-postadressen som er benyttet for å kommunisere med deg om årsmøtet og eventuelle opplysninger om mat/allergier slettes etter endt årsmøte.

 

Ulike verv i K-stud

Vi samler inn nødvendige personopplysninger til medlemmer av styret i K-stud, valgkomiteen, arbeidsgrupper og styrene i våre regionledd. Dette er opplysninger vi har lov til å hente inn i kraft av ditt verv, og som oppbevares på forsvarlig vis i organisasjonen.

 

E-post

Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.

 

Nyhetsbrev

Som medlem hos oss kan du melde deg på som mottaker av vårt nyhetsbrev. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev må du registrere din e-post adresse hos oss. Denne lagres i en egen database og deles ikke med andre. E-post adressen slettes når den ikke lengre er i bruk.

 

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler for å kartlegge besøkende og deres bruk. Dette gjør vi for å tilpasse og gjøre nettstedet vårt mest mulig relevant for våre besøkende. Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger. Du kan selv forhindre at informasjonskapsler blir lagret på datamaskinen din ved å endre innstillinger i nettleseren.

 

Søknader om tilskudd, arrangør og deltakerlister

I søknader om tilskudd til kurs og annen opplæring henter vi inn kontaktopplysninger til kursarrangørens (lokallagets) kontaktperson (navn, telefon, e-post), lærer/instruktør (navn og adresse) og deltakere (navn, adresse, fødselsår og frammøteregistrering samt ev. tilretteleggingsbehov når arrangør søker om tilskudd til dette). Opplysningene legges inn og oppbevares trygt i søknadsportalen MineKurs, hvor kursarrangør og K-stud må logge seg inn med brukernavn og passord. Kursarrangør har kun tilgang til egne kurs. Ved årlig rapportering til myndighetene oppgis ingen personopplysninger, kun statistiske. Ved revisjon og tilsyn fra myndigheten får de tilgang til søknadsportalen for stikkprøvekontroll. Det som kontrolleres er at det har vært faktiske deltakere på kurs og at deltakeropplysningene foreligger. I få tilfeller mottar vi papirsøknader. Disse oppbevares trygt på kontoret så lenge loven krever det, deretter makuleres de.

Alle disse opplysningene samles inn og oppbevares i minst ti år med bakgrunn i krav i voksenopplæringsloven med forskrifter.

 

Påmelding kurs og arrangement

Via vår nettside og nyhetsbrev er det mulig å melde seg på «Årets Kurs» og ev. andre kurstilbud. I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn, fødselsår og kontaktopplysninger i tillegg til allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet og rapportere kurset i forbindelse med vår statsstøtte. Opplysninger og allergier og behov for tilrettelegging slettes etter endt kurs. I søknadsportalen MineKurs, der vi rapporterer kurs med statsstøtte, registreres navn, adresse, fødselsår og fremmøte. Det er kun K-studs ansatte og revisor som har tilgang til opplysningene, i tillegg til myndighetene hvis de kommer på tilsyn.

Ved arrangementer som faller utenfor tilskuddsordningen for kurs, oppbevares ingen opplysninger i MineKurs. Deltakerlister med personopplysninger slettes etter endt arrangement.

Vi innhenter egne samtykker for å kartlegge interesse og ønske om å motta invitasjon til nye kurs og arrangement.

Søk tilskudd til kurs og studiegrupper her!